13 Frases útiles sobre cómo escribir correos electrónicos educados y ocultar tu enojo

Tori Torn17 min
Created: 4 diciembre 2023Last updated: 11 enero 2024
How To Write Polite Emails

La comunicación a través de correo electrónico se ha convertido en una parte crucial de la rutina diaria de trabajo desde que se desarrolló en 1971. Incluso si en algún momento pensaste que los correos electrónicos estaban obsoletos, la pandemia nos demostró lo contrario. Y para finales de 2023, se espera que el número de usuarios de correo electrónico en todo el mundo crezca a más de 4.3 mil millones. Por lo tanto, las habilidades para escribir un correo electrónico formal siempre serán útiles.

Los millennials y la generación Z se acostumbraron a los mensajes informales en las redes sociales con todos los emojis y GIFs, por lo que les puede parecer algo muy complicado escribir un correo electrónico formal adecuado. Puede resultar aún más desafiante si estás enojado con la persona a la que te diriges pero aún así necesitas comunicarte de manera educada. Sin embargo, siempre puedes adquirir nuevas habilidades de escritura en inglés para resolver tu problema con la comunicación formal por correo electrónico.

Estimado/a alumno/a,

Hemos preparado un artículo detallado sobre cómo redactar un correo electrónico formal. Aquí encontrarás consejos generales para escribir un correo electrónico formal, la estructura de un correo electrónico formal estándar, algunos ejemplos de correos electrónicos y formas de ocultar tu enojo y expresar lo que realmente quieres decir, en otras palabras, de manera más educada.

Nos gustaría ver pronto tu progreso en la escritura de correos electrónicos formales.

Cómo escribir un correo electrónico formal: ¿Cómo se dice profesionalmente?

Hay una chica brillante en TikTok que descifró el código del lenguaje corporativo. Probablemente esto solo exista en países de habla inglesa donde la comunicación educada en el trabajo es esencial. Su nombre es Laura y hace videos sobre cómo sobrevivir en el mundo corporativo. Nuestros tiktoks favoritos en su página son aquellos que comienzan con "How do you professionally say". Además de todo lo que publica, Laura da ejemplos perfectos de cómo escribir correos electrónicos educados y ocultar tu enojo. Aquí tienes algunos que puedes usar en tus correos electrónicos formales.

Respectfully, I don't need your input as I'm capable of doing my job. – Thank you for sharing your thoughts. I am confident in my expertise pertaining to this matter. I will be sure to reach out in the future if I require your input. 

How do you have no budget for pay increases, but all the new hires are making more than us? – I understand it is not a priority to reevaluate internal salaries to ensure they align with current market rates. However, I have been informed there is a discrepancy between the salaries being offered to new employees compared to those who have been with the company for a while. I would like to understand if/when an internal salary review will be performed. 

Let's stop wasting time; tell me what I need to do. – Can you share what action items are required for me so I can get started on this?

I have never received training on this. So How do you expect me to do it properly? – I am eager to understand how to correctly complete this task and am requesting training on the tools and processes involved. 

I am not accepting this meeting because it's a waste of my time. I am declining this invitation as I do not feel my participation in this discussion is required. 

I'm not working for free. – Our current work agreement reflects a 40-hour work week. I understand there will be weeks where this number will fluctuate, but those circumstances are exceptions as opposed to the rule. If the expectation is that I work over 40 hours per week, then I would be happy to review my contract and compensation to reflect this change better. 

How many times do I need to tell you this? – I encourage you to write down this information to refer back to in the future instead of relying on me to communicate it again. 

I can't keep doing the job of 4 people, so hire someone. – Do you have a timeline for when we are planning to hire someone to assist with my workload? The number of responsibilities I have absorbed is not sustainable long term, and I would benefit from some additional support. 

While I'm on vacation, don't try to contact me. Pretend I don't exist. – While I am off, I will not be reachable, so please do not expect a response. However, I have __ as a contact point while I am out of the office. 

It's not urgent just because you want it to be. – I understand this is a priority for you, and I will get to it when I am able to, as I am currently working on more pressing items.  

I'm not answering you until you learn how to spell my name correctly. – Please note that my name is Laura, and I would appreciate you spelling it correctly when addressing me. 

I don't care. – I am not passionate about this and will defer to your judgment here. 

Cómo escribir un correo electrónico formal desde cero

Escribir un correo electrónico formal puede parecer una tarea difícil para la cual nadie te ha entrenado. Solo cuando las personas comienzan sus carreras en empresas internacionales se dan cuenta de la cantidad de correos electrónicos que tienen que escribir todos los días y de que un correo electrónico puede llevar al éxito o al fracaso en el futuro. Por eso, debes seguir los siguientes consejos sobre cómo escribir un correo electrónico formal.

Establece el tono adecuado

Hoy en día, se habla mucho sobre el tono de voz de las marcas en las redes sociales y en la comunicación en general. El tono de voz puede parecer un detalle menor, pero es una parte crucial de cómo te representas a ti mismo. Por lo tanto, tus correos electrónicos formales deben reflejar el tono adecuado para que te perciban correctamente.

No hay expresiones faciales, ritmo ni entonación en tus palabras en los correos electrónicos formales. Pero aún así, debes darle a la persona que lee tu correo electrónico una buena impresión de ti y del tema que les presentas. ¿Cuál es la mejor manera de hacerlo? Selecciona cuidadosamente las palabras y combínalas.

No uses jerga, sé respetuoso, educado y sincero; guarda tus emociones para ti mismo y prioriza tu información. Haz clic aquí para leer más sobre cómo encontrar el tono adecuado en un correo electrónico.

No hagas bromas

Escribir un correo electrónico formal es diferente a enviar mensajes de texto a tu amigo en las redes sociales. Así que, por favor, deja las bromas a un lado. Algunas personas pueden no estar preparadas para tus ingeniosas ocurrencias o sarcasmo. Por lo tanto, no hay lugar para el humor en los correos electrónicos formales.

Usa mayúscula inicial

Es imprescindible que capitalices la primera letra de la primera palabra después de los saludos en un correo electrónico formal. Siempre utiliza mayúscula inicial para mostrar tu profesionalismo al escribir correos electrónicos.

Olvídate de los signos de exclamación

Por alguna razón, el uso de signos de exclamación en los correos electrónicos puede interpretarse como gritar o exigir. Por eso, no se recomienda usarlos en correos electrónicos formales. Solo hay un lugar para un signo de exclamación en tu correo electrónico formal. Debes usarlo solo para expresar emoción. ¡Y uno es más que suficiente!

Recuerda las diferencias culturales

¿Cómo hacer que un correo electrónico formal sea legible para cualquier persona? Ten en cuenta las diferencias culturales. Es un detalle crucial que te ayudará a construir la mejor comunicación. Conocer los detalles y matices de la cultura del destinatario es la clave del éxito. Por lo tanto, no descuides familiarizarte con las diferencias culturales al escribir un correo electrónico formal.

Usa fuentes estándar

Debería ser obvio, pero aún así lo subrayamos: utiliza la fuente estándar para tus correos electrónicos formales. Las mejores son Arial, Helvética, Calibri, Courier y Times New Roman. El color de la fuente siempre es negro. Si necesitas resaltar algo, utiliza negrita. El tamaño adecuado es de 10 o 12 puntos.

Verifica el nombre del destinatario

Escribir nombres en inglés puede ser un verdadero dolor de cabeza tanto para los no nativos como para los nativos. Por lo tanto, siempre verifica el nombre del destinatario antes de enviar un correo electrónico. No acortes su nombre y utiliza la versión que proporcionen en la firma. Nada es más molesto que leer tu nombre escrito incorrectamente en un correo electrónico. ¿Harías negocios con alguien que te llame Alisa cuando tu nombre es Alina? Exactamente.

Cómo dar formato a un correo electrónico formal

Un correo electrónico formal tiene una estructura bastante específica que debes seguir. Una vez que te familiarices con ella y la practiques varias veces, serás un experto en la escritura de correos electrónicos formales. Por lo tanto, un correo electrónico formal consta de la línea de asunto, saludos, introducción, cuerpo y despedida. Consideremos todas las partes una por una.

Línea de asunto

La línea de asunto de un correo electrónico es tan importante como el título de un libro o artículo. La diferencia principal es que la línea de asunto no puede ser demasiado creativa. En cambio, debe ser clara, breve y precisa para captar la atención de tu correo electrónico.

La línea de asunto debe describir tu correo electrónico en solo un par de palabras. De lo contrario, corres el riesgo de que no sea leído en absoluto. Sin embargo, puedes utilizar un truco del marketing por correo electrónico para hacer que un completo desconocido lea un correo electrónico muy importante para ti. Por ejemplo, si solicitas el puesto de Gerente de Marketing en Netflix, la línea de asunto de tu correo de solicitud puede ser "Nuevo Gerente de Marketing CEE". Hará que tu posible jefe piense que es un correo de sugerencia del reclutador o que la persona para el puesto ya fue contratada, y así es como se presentan.

Saludos

Los saludos son una de las cosas más importantes en tu correo electrónico. Establecen el tono para toda la carta. Por ejemplo, si escribes incorrectamente el nombre del destinatario, hará que se pongan en tu contra. Podrían pensar que eres descuidado y no lo suficientemente atento.

El saludo ganar-ganar para cualquier correo electrónico formal es "Dear". Puede completarse con el nombre de pila de la persona a la que te diriges, "recruiter" si no conoces el nombre de un trabajador,  Ms./Mrs./Mr. <Last name>, "colleagues" para un correo electrónico grupal, etc. También puedes usar "To whom it may concern" si escribes a la dirección de correo general y no tienes idea de quién lo leerá. El saludo Ms./Mrs./Mr. <Last name> puede ser complicado si no sabes qué pronombres utiliza la persona. En ese caso, utiliza algo mencionado anteriormente para no "equivocar el género".

Según la encuesta Perkbox Insights, los 5 mejores saludos para correos electrónicos de trabajo incluyen "Hi," "Good morning/afternoon," "Hello," "Dear," and "Happy Friday!" Por otro lado, los correos electrónicos sin ningún saludo no son bien vistos por el 53% de los encuestados.

Introducción

Cuando escribas un correo electrónico formal, no olvides presentarte si no has contactado a la persona anteriormente. Puedes escribir algo como:  "My name is John Smith. I am a PR manager at Megamall". Además, no hará ningún daño presentarte a una persona con la que has tenido comunicación anteriormente para recordarle quién eres. Puede ponerlos de buen humor si la última comunicación fue beneficiosa para ellos.

Otra cosa esencial en un correo electrónico formal es una línea de apertura. Se utiliza cuando conoces a la persona a la que le escribes. La línea de apertura más común en un correo electrónico formal es "I hope you are doing well" , que con el tiempo se ha convertido en un cliché. Por lo tanto, no recomendamos usarlo. En su lugar, puedes escribir "I hope you are having a wonderful day"  o “Further to our earlier exchange…”. 

Cuerpo

Cuando se haya escrito toda la formalidad necesaria, finalmente puedes llegar al punto de tu carta formal. Entonces, ¿cómo se escribe un correo electrónico formal?

Al escribir un correo electrónico formal, adhiere a la regla de "One topic for one email". Por supuesto, puedes tener varias tareas laborales para discutir con el mismo colega. Pero no será efectivo discutirlas todas en un solo correo electrónico.

Tenemos un excelente consejo para ti si no sabes cómo hacer que un correo electrónico formal sea fácil de leer. Utiliza el Principio de la Pirámide, que establece que debes comenzar con el punto principal en el primer párrafo y pasar a los detalles en los siguientes párrafos. Esto ayudará al destinatario a entender el tema de tu correo electrónico de inmediato y construir una comunicación efectiva desde el principio.

El cuerpo de un correo electrónico formal debe ser breve y claro, con una longitud máxima de una pantalla de laptop. Si tienes mucha información sobre un tema, es más conveniente adjuntarla al correo electrónico como un documento o un enlace. De esa manera, la persona a la que le escribes no se preocupará por la cantidad de información que debe conocer.

Y por último, pero no menos importante, mantén tu correo electrónico estructurado. De esa manera, será más fácil de leer. Si es necesario, divide el cuerpo del correo electrónico en párrafos lógicos y cortos. Si es necesario, agrega una lista con viñetas.

Cierre

Al igual que en una conversación en la vida real o en una videollamada, un correo electrónico formal debe tener un cierre. Debes hacerle saber a tus lectores que has terminado tu pensamiento. Pero no puedes simplemente decir "thank you, goodbye". Un correo electrónico formal debe tener un cierre específico que consta de tres partes: despedida, tu nombre y firma. Veamos todas las partes de cerca.

1. Despedida

La despedida es una palabra o frase específica en un correo electrónico que señala el final del mismo. Los mejores ejemplos son "Sincerely", "Kind regards" ,"Respectfully" ,"Best wishes" and "With best wishes". Son lo suficientemente formales y no tienen significados ocultos como "Looking forward to hearing from you", que puede considerarse una demanda pasivo-agresiva.

2. Tu nombre

Siempre debes poner tu nombre completo al final del correo electrónico, incluso si te presentaste al principio o el destinatario te conoce bien. Ayuda a las personas a identificar a la persona con la que están comunicándose para futuras actualizaciones. No firmes con una versión abreviada de tu nombre para parecer más profesional.

3. Firma

Incluye tu cargo actual, el nombre de la empresa y la información de contacto (correo electrónico, número de teléfono, LinkedIn y un sitio web profesional) para que tus lectores sepan cómo pueden comunicarse contigo. Puedes crear un cierre diseñado profesionalmente para tus correos electrónicos utilizando una herramienta especial. Verifica la configuración para agregarlo a todos tus correos electrónicos.

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Cómo redactar un correo electrónico formal: 5 ejemplos para usar

Incluso después de recibir consejos y aprender a formatear un correo electrónico formal, aún necesitas ejemplos de diferentes correos electrónicos formales. Además, te ayudarán a comprender qué exactamente puedes escribir para diversos propósitos de correos electrónicos formales. Por lo tanto, hemos preparado cinco ejemplos de correos electrónicos formales que puedes utilizar con pequeños cambios.

Ejemplo de correo electrónico formal de solicitud

Hi Netflix Team,

My name is Andrzej Nowak, and I am a Marketing Specialist from Warsaw. I was genuinely excited to learn that Netflix opened an office in Poland. So, I would like to offer myself as someone who would greatly benefit the company in the position of Marketing Manager CEE at Netflix.

Describe your experience with examples from previous workplaces.

I would be thrilled to get an interview with the Netflix team, learn more about your internal culture and show how my experience can contribute to even more amazing initiatives at Netflix. 

Sincerely,

Andrzej Nowak 

Marketing Specialist

anowak@gmail.com

Ejemplo de correo electrónico formal de renuncia

Hi Aliah,

I am writing to notify you that I am resigning from my role as a Social Media Lead. My last working day will be May 4th. Thank you for everything I have learned at the company. Working in the team gave me a valuable experience for my future career path. 

I am planning to close all my current tasks for a smoother handover. I would appreciate it if you could discuss my resignation in more detail. 

Best regards,

Clair Watson

Social Media Lead, BBL Software

cwatson@bbl.com

Ejemplo de correo electrónico formal de queja

Dear Pringles,

My name is Jack Dawson. I am contacting you to complain about my experience with your product as a customer on January 23rd. I bought a pack of your chips to enjoy my first day off in a month. But when I opened it there was no food. 

I have been an advocate of your brand for ten years and was oppressed that you let me down and ruined my day. I expected a high-standard product and received nothing. 

I would like to request back the money I spent on the pack of chips and receive financial compensation for moral damages. 

Yours faithfully, 

Jack Dawson

Ejemplo de correo electrónico formal de recomendación

To whom it may concern,

My name is Olena Petryk, and I am a Publicity Manager at B&H Film Distribution, an official representative of Sony Pictures Studio in Ukraine. 

I am writing this letter to recommend Kateryna Petrenko as a Marketing Manager for Netflix. I have known Kateryna for the last four years, and we have frequently collaborated on different projects during this time. 

Kateryna possesses solid writing, communication, and management skills. She is a bright, dedicated, and passionate worker. Her enthusiasm for her job is apparent in everything she does. Kateryna has a positive attitude that makes her a pleasure to work with. She is also well-organized and keeps track of the details necessary to coordinate projects. 

I highly recommend Kateryna for any job she is considering at Sony Pictures Entertainment. I believe she will be a great addition to your company. 

If you have any questions about Kateryna, please, feel free to contact me at opetryk@b&h.com. 

Sincerely,

Olena Petryk

Publicity Manager, B&H Film Distribution

opetryk@b&h.com

Ejemplo de correo electrónico formal de invitación

Dear colleagues,

This is Loraine Johnson, an Event Manager at Scalers. I am happy to invite you to our annual team-building event that will take place on June 1st at Maimi Club Resort. The event starts at 10 am and will last till midnight.

All company members can take +1 to this event. So, please, make sure to RSVP before May 15th. Also, do not forget to take your swimming wear and sunscreen with you. 

Regards,

Loraine Johnson 

Event Manager, Scalers

ljohnson@scalers.com

¿Cómo puede Promova ayudarme a escribir un correo electrónico formal?

Promova es la mejor plataforma para aprender a escribir correos electrónicos formales. Te ofrecemos diversas actividades y opciones de aprendizaje para convertirte en un experto en la escritura de correos electrónicos formales.

En primer lugar, puedes beneficiarte del curso de inglés de negocios en la aplicación. Allí encontrarás docenas de vocabulario útil para la comunicación empresarial, un breve recordatorio sobre cómo escribir correctamente un correo electrónico formal, cinco consejos de etiqueta para correos electrónicos y ejemplos de correos electrónicos formales. Además, puedes trabajar en tu gramática con breves lecciones de video en la aplicación y aprender cómo redactar un correo electrónico formal con vocabulario divertido de la serie de televisión "The Office".

En segundo lugar, puedes tomar clases con nuestros tutores certificados de inglés de nivel nativo para aprender cómo escribir un correo electrónico formal. Dependiendo de tus metas a largo plazo, puedes trabajar con un tutor de escritura en inglés o un tutor de inglés de negocios. Ambos harán todo lo posible para tu éxito. Te garantizamos que aprenderás a escribir correos electrónicos profesionales formales en varias lecciones.

Conclusión

Escribir un correo electrónico formal en inglés es desafiante pero posible. Saber cómo formatear un correo electrónico formal y las reglas básicas para componerlo hará que tu comunicación electrónica sea mucho más fácil. Por eso, en este artículo, te hemos proporcionado todo lo que necesitas saber sobre cómo escribir un correo electrónico educado y ocultar tu enojo. Pero solo la práctica hace al maestro. Así que, anímate a escribir un correo electrónico formal de vez en cuando y guárdalo en tus borradores para seguir tu progreso.

Atentamente, Promova.

FAQ

¿Cuál es la regla de oro del correo electrónico?

Como se señala acertadamente en el artículo de Forbes "How Boeing Staff Neglected The Golden Rule Of Email, What To Do Instead", la regla de oro del correo electrónico es "Nunca envíes un correo electrónico que no quisieras que aparezca en la portada de tu periódico local". En otras palabras, nada es confidencial en la era digital. Recuerda eso al escribir cualquier correo electrónico. Los correos electrónicos corporativos pueden filtrarse y, si alguna vez has enviado algo inapropiado relacionado con el trabajo a un colega, cliente o empresa, te pondrías en una mala posición.

¿Está bien responder a un correo electrónico con un simple "Thank you"?

La respuesta sencilla es sí. Siempre responde a cualquier correo electrónico. Es una etiqueta básica del correo electrónico agradecer a la persona que ha enviado el correo y mostrar agradecimiento por su ayuda, consejo o respuesta a tus preguntas. El texto en el correo de agradecimiento puede variar desde "thank you email"  hasta algo como "Thanks for your time and help; I really appreciate your expertise". No olvides despedirte en tu correo electrónico como siempre.

¿Cuánto tiempo tengo para responder al correo electrónico?

El tiempo adecuado para responder a un correo electrónico depende del tipo de mensaje, la urgencia y el remitente. Un período de respuesta estándar y apropiado es dentro de un día hábil. Sin embargo, esto puede cambiar debido a diferentes circunstancias. Por ejemplo, si envías un correo electrónico el viernes, debes estar preparado para recibir una respuesta el lunes. Por otro lado, si lo envías un día antes de un día festivo, es poco probable que alguien te responda antes de que termine el descanso festivo.

Sin embargo, un correo electrónico con una pregunta de seguimiento o un proyecto que requiere una respuesta rápida requerirá una respuesta rápida dentro de la próxima hora después de recibirlo. Si deseas una respuesta rápida a tu correo electrónico, puedes señalar adecuadamente en el cuerpo del correo electrónico. Si es una verdadera emergencia, incluye la palabra "urgente" en el asunto del correo electrónico. Pero no abuses de esto, la gente no lo apreciará.

¿Cuál es la regla de los tres correos electrónicos?

Dado el tiempo limitado y la necesidad de una comunicación efectiva, las personas en el mundo corporativo y empresarial han desarrollado la "Regla de los tres correos electrónicos". La esencia de esta regla es resolver un problema o completar una tarea en tres correos electrónicos. Por ejemplo, en el primer correo electrónico, solicitas consejo, luego el destinatario comparte algunas ideas contigo en el segundo correo electrónico. Si tienes preguntas adicionales en el tercer correo electrónico, debes programar una llamada o una reunión para aclarar todo lo que necesitas. No es necesario estar constantemente enviando correos electrónicos de ida y vuelta. Ahorra tu tiempo, energía y cordura para cosas más importantes en tu agenda.

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