13 Frases úteis sobre como escrever e-mails educados e ocultar sua raiva

A comunicação por e-mail tornou-se uma parte crucial da rotina diária de trabalho desde que foi desenvolvida em 1971. Mesmo que em algum momento você tenha pensado que os e-mails estavam obsoletos, a pandemia nos mostrou o contrário. E até o final de 2023, espera-se que o número de usuários de e-mail em todo o mundo cresça para mais de 4,3 bilhões. Portanto, as habilidades para escrever um e-mail formal sempre serão úteis.

Os millennials e a geração Z se acostumaram a mensagens informais nas redes sociais com todos os emojis e GIFs, então pode parecer muito complicado escrever um e-mail formal adequado. Pode ser ainda mais desafiador se você estiver com raiva da pessoa a quem está escrevendo, mas ainda assim precisar se comunicar de forma educada. No entanto, você sempre pode adquirir novas habilidades de escrita em inglês para resolver seu problema com a comunicação formal por e-mail.

Estimado/a aluno/a,

Preparamos um artigo detalhado sobre como redigir um e-mail formal. Aqui você encontrará dicas gerais para escrever um e-mail formal, a estrutura de um e-mail formal padrão, alguns exemplos de e-mails e formas de ocultar sua raiva e expressar o que realmente quer dizer, em outras palavras, de maneira mais educada.

Gostaríamos de ver seu progresso na escrita de e-mails formais em breve.

Como escrever um e-mail formal: Como se diz profissionalmente

Há uma garota brilhante no TikTok que decifrou o código da linguagem corporativa. Provavelmente isso só existe em países de língua inglesa, onde a comunicação educada no trabalho é essencial. O nome dela é Laura e ela faz vídeos sobre como sobreviver no mundo corporativo. Nossos TikToks favoritos na página dela são aqueles que começam com "How do you professionally say". Além de tudo o que ela publica, Laura dá exemplos perfeitos de como escrever e-mails educados e ocultar sua raiva. Aqui estão alguns que você pode usar em seus e-mails formais.

"Respectfully, I don't need your input as I'm capable of doing my job. – Thank you for sharing your thoughts. I am confident in my expertise pertaining to this matter. I will be sure to reach out in the future if I require your input."

"How do you have no budget for pay increases, but all the new hires are making more than us? – I understand it is not a priority to reevaluate internal salaries to ensure they align with current market rates. However, I have been informed there is a discrepancy between the salaries being offered to new employees compared to those who have been with the company for a while. I would like to understand if/when an internal salary review will be performed."

"Let's stop wasting time; tell me what I need to do. – Can you share what action items are required for me so I can get started on this?"

"I have never received training on this. So How do you expect me to do it properly? – I am eager to understand how to correctly complete this task and am requesting training on the tools and processes involved."

"I am not accepting this meeting because it's a waste of my time. – I am declining this invitation as I do not feel my participation in this discussion is required."

"I'm not working for free. – Our current work agreement reflects a 40-hour work week. I understand there will be weeks where this number will fluctuate, but those circumstances are exceptions as opposed to the rule. If the expectation is that I work over 40 hours per week, then I would be happy to review my contract and compensation to reflect this change better."

"How many times do I need to tell you this? – I encourage you to write down this information to refer back to in the future instead of relying on me to communicate it again."

"I can't keep doing the job of 4 people, so hire someone. – Do you have a timeline for when we are planning to hire someone to assist with my workload? The number of responsibilities I have absorbed is not sustainable long term, and I would benefit from some additional support."

"While I'm on vacation, don't try to contact me. Pretend I don't exist. – While I am off, I will not be reachable, so please do not expect a response. However, I have __ as a contact point while I am out of the office."

"It's not urgent just because you want it to be. – I understand this is a priority for you, and I will get to it when I am able to, as I am currently working on more pressing items."

"I'm not answering you until you learn how to spell my name correctly. – Please note that my name is Laura, and I would appreciate you spelling it correctly when addressing me."

"I don't care. – I am not passionate about this and will defer to your judgment here."

Como escrever um e-mail formal do zero

Escrever um e-mail formal pode parecer uma tarefa difícil para a qual ninguém te treinou. Somente quando as pessoas começam suas carreiras em empresas internacionais, percebem a quantidade de e-mails que precisam escrever diariamente e que um e-mail pode levar ao sucesso ou ao fracasso no futuro. Por isso, você deve seguir os seguintes conselhos sobre como escrever um e-mail formal.

Estabeleça o tom adequado

Hoje em dia, fala-se muito sobre o tom de voz das marcas nas redes sociais e na comunicação em geral. O tom de voz pode parecer um detalhe menor, mas é uma parte crucial de como você se representa. Portanto, seus e-mails formais devem refletir o tom adequado para que você seja percebido corretamente.

Não há expressões faciais, ritmo ou entonação em suas palavras nos e-mails formais. Mas ainda assim, você deve dar à pessoa que lê seu e-mail uma boa impressão de você e do tema que está apresentando. Qual é a melhor maneira de fazer isso? Selecionar cuidadosamente as palavras e combiná-las.

Não use gírias, seja respeitoso, educado e sincero; guarde suas emoções para si mesmo e priorize suas informações. Clique aqui para ler mais sobre como encontrar o tom adequado em um e-mail.

Não faça piadas

Escrever um e-mail formal é diferente de enviar mensagens de texto para seu amigo nas redes sociais. Portanto, por favor, deixe as piadas de lado. Algumas pessoas podem não estar preparadas para suas ocorrências espirituosas ou sarcasmo. Portanto, não há lugar para o humor em e-mails formais.

Use inicial maiúscula

É imprescindível que você utilize a primeira letra maiúscula da primeira palavra após as saudações em um e-mail formal. Sempre use a inicial maiúscula para mostrar seu profissionalismo ao escrever e-mails.

Esqueça os pontos de exclamação

Por alguma razão, o uso de pontos de exclamação em e-mails pode ser interpretado como gritar ou exigir. Por isso, não se recomenda usá-los em e-mails formais. Só há um lugar para um ponto de exclamação em seu e-mail formal. Você deve usá-lo apenas para expressar emoção. E um já é mais do que suficiente!

Lembre-se das diferenças culturais

Como fazer um e-mail formal ser legível para qualquer pessoa? Tenha em mente as diferenças culturais. É um detalhe crucial que te ajudará a construir a melhor comunicação. Conhecer os detalhes e nuances da cultura do destinatário é a chave para o sucesso. Portanto, não negligencie familiarizar-se com as diferenças culturais ao escrever um e-mail formal.

Use fontes padrão

Deveria ser óbvio, mas ainda assim sublinhamos: utilize a fonte padrão para seus e-mails formais. As melhores são Arial, Helvetica, Calibri, Courier e Times New Roman. A cor da fonte sempre é preta. Se precisar destacar algo, use negrito. O tamanho adequado é de 10 ou 12 pontos.

Verifique o nome do destinatário

Escrever nomes em inglês pode ser um verdadeiro desafio tanto para nativos quanto para não-nativos. Portanto, sempre verifique o nome do destinatário antes de enviar um e-mail. Não abrevie o nome dele e use a versão fornecida na assinatura. Nada é mais irritante do que ler seu nome escrito incorretamente em um e-mail. Você faria negócios com alguém que te chamasse de "Alisa" quando seu nome é "Alina"? Exatamente.

Como formatar um e-mail formal

Um e-mail formal tem uma estrutura bastante específica que você deve seguir. Uma vez que você se familiarize com ela e a pratique várias vezes, será um especialista na escrita de e-mails formais. Portanto, um e-mail formal é composto por linha de assunto, saudações, introdução, corpo e fechamento. Vamos considerar todas as partes uma por uma.

Linha de assunto

A linha de assunto de um e-mail é tão importante quanto o título de um livro ou artigo. A principal diferença é que a linha de assunto não pode ser muito criativa. Em vez disso, deve ser clara, breve e precisa para captar a atenção do seu e-mail.

A linha de assunto deve descrever seu e-mail em apenas algumas palavras. Caso contrário, você corre o risco de que ele não seja lido de forma alguma. No entanto, você pode usar um truque do marketing por e-mail para fazer com que um completo desconhecido leia um e-mail muito importante para você. Por exemplo, se você está se candidatando ao cargo de Gerente de Marketing na Netflix, a linha de assunto do seu e-mail de candidatura pode ser "Novo Gerente de Marketing CEE". Isso fará com que seu possível chefe pense que é um e-mail de sugestão do recrutador ou que a pessoa para o cargo já foi contratada, e é assim que se apresentam.

Saudações

As saudações são uma das coisas mais importantes em seu e-mail. Elas estabelecem o tom para toda a carta. Por exemplo, se você escrever incorretamente o nome do destinatário, isso fará com que ele se volte contra você. Eles podem pensar que você é descuidado e não suficientemente atencioso.

A saudação ganha-ganha para qualquer e-mail formal é "Dear". Pode ser complementada com o primeiro nome da pessoa a quem você está se dirigindo, "recruiter" se você não souber o nome de um funcionário, "Ms./Mrs./Mr. <Last name>", "colleagues" para um e-mail em grupo, etc. Você também pode usar "To whom it may concern" se estiver escrevendo para o endereço de e-mail geral e não tiver ideia de quem o lerá. A saudação "Ms./Mrs./Mr. <Last name>" pode ser complicada se você não souber quais pronomes a pessoa utiliza. Nesse caso, use algo mencionado anteriormente para não "errar o gênero".

Segundo a pesquisa Perkbox Insights, as 5 melhores saudações para e-mails de trabalho incluem "Hi", "Good morning/afternoon", "Hello", "Dear", e "Happy Friday!" Por outro lado, e-mails sem nenhuma saudação não são bem vistos por 53% dos entrevistados.

Introdução

Ao escrever um e-mail formal, não se esqueça de se apresentar se você não tiver contatado a pessoa anteriormente. Você pode escrever algo como: "My name is John Smith. I am a PR manager at Megamall". Além disso, não fará mal algum se apresentar a uma pessoa com quem você já teve comunicação anteriormente para lembrá-la de quem você é. Pode colocá-los de bom humor se a última comunicação foi benéfica para eles.

Outra coisa essencial em um e-mail formal é uma linha de abertura. Ela é utilizada quando você conhece a pessoa a quem está escrevendo. A linha de abertura mais comum em um e-mail formal é "I hope you are doing well", que com o tempo se tornou um clichê. Portanto, não recomendamos usá-la. Em vez disso, você pode escrever "I hope you are having a wonderful day" ou "Further to our earlier exchange…".

Corpo

Quando toda a formalidade necessária tiver sido escrita, finalmente você pode chegar ao ponto de sua carta formal. Então, como se escreve um e-mail formal?

Ao escrever um e-mail formal, adira à regra de "Um tópico por e-mail". Claro, você pode ter várias tarefas de trabalho para discutir com o mesmo colega. Mas não será eficaz discuti-las todas em um único e-mail.

Temos uma excelente dica para você se não souber como fazer com que um e-mail formal seja fácil de ler. Utilize o Princípio da Pirâmide, que estabelece que você deve começar com o ponto principal no primeiro parágrafo e passar para os detalhes nos parágrafos seguintes. Isso ajudará o destinatário a entender o tema do seu e-mail imediatamente e construir uma comunicação eficaz desde o início.

O corpo de um e-mail formal deve ser breve e claro, com um comprimento máximo de uma tela de laptop. Se você tiver muita informação sobre um tema, é mais conveniente anexá-lo ao e-mail como um documento ou um link. Dessa forma, a pessoa a quem você escreve não se preocupa com a quantidade de informação que deve conhecer.

E por último, mas não menos importante, mantenha seu e-mail estruturado. Dessa forma, será mais fácil de ler. Se necessário, divida o corpo do e-mail em parágrafos lógicos e curtos. Se necessário, adicione uma lista com marcadores.

Fechamento

Assim como em uma conversa na vida real ou em uma videochamada, um e-mail formal deve ter um fechamento. Você deve informar seus leitores que terminou seu pensamento. Mas você não pode simplesmente dizer "thank you, goodbye". Um e-mail formal deve ter um fechamento específico que consiste em três partes: despedida, seu nome e assinatura. Vamos ver todas as partes de perto.

1. Despedida

A despedida é uma palavra ou frase específica em um e-mail que sinaliza o final do mesmo. Os melhores exemplos são "Sincerely", "Kind regards", "Respectfully", "Best wishes" e "With best wishes". Elas são suficientemente formais e não têm significados ocultos como "Looking forward to hearing from you", que pode ser considerada uma demanda passivo-agressiva.

2. Seu nome

Sempre deve-se colocar seu nome completo ao final do e-mail, mesmo se você se apresentou no início ou o destinatário já te conhece bem. Ajuda as pessoas a identificarem com quem estão se comunicando para futuras atualizações. Não assine com uma versão abreviada do seu nome para parecer mais profissional.

3. Assinatura

Inclua seu cargo atual, o nome da empresa e as informações de contato (e-mail, número de telefone, LinkedIn e um site profissional) para que seus leitores saibam como podem se comunicar com você. Você pode criar um fechamento profissionalmente projetado para seus e-mails usando uma ferramenta especial. Verifique a configuração para adicioná-lo a todos os seus e-mails.

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Como redigir um e-mail formal: 5 exemplos para usar

Mesmo depois de receber dicas e aprender a formatar um e-mail formal, ainda é necessário exemplos de diferentes e-mails formais. Além disso, eles ajudarão a entender o que exatamente você pode escrever para diversos propósitos de e-mails formais. Portanto, preparamos cinco exemplos de e-mails formais que você pode utilizar com pequenas alterações.

Exemplo de e-mail formal de solicitação

Hi Netflix Team,

My name is Andrzej Nowak, and I am a Marketing Specialist from Warsaw. I was genuinely excited to learn that Netflix opened an office in Poland. So, I would like to offer myself as someone who would greatly benefit the company in the position of Marketing Manager CEE at Netflix.

Descreva sua experiência com exemplos de locais de trabalho anteriores.

I would be thrilled to get an interview with the Netflix team, learn more about your internal culture and show how my experience can contribute to even more amazing initiatives at Netflix.

Sincerely,

Andrzej Nowak

Marketing Specialist

anowak@gmail.com

Exemplo de e-mail formal de demissão

Hi Aliah,

I am writing to notify you that I am resigning from my role as a Social Media Lead. My last working day will be May 4th. Thank you for everything I have learned at the company. Working in the team gave me a valuable experience for my future career path.

I am planning to close all my current tasks for a smoother handover. I would appreciate it if you could discuss my resignation in more detail.

Best regards,

Clair Watson

Social Media Lead, BBL Software

cwatson@bbl.com

Exemplo de e-mail formal de reclamação

Dear Pringles,

My name is Jack Dawson. I am contacting you to complain about my experience with your product as a customer on January 23rd. I bought a pack of your chips to enjoy my first day off in a month. But when I opened it there was no food.

I have been an advocate of your brand for ten years and was oppressed that you let me down and ruined my day. I expected a high-standard product and received nothing.

I would like to request back the money I spent on the pack of chips and receive financial compensation for moral damages.

Yours faithfully,

Jack Dawson

Exemplo de e-mail formal de recomendação

To whom it may concern,

My name is Olena Petryk, and I am a Publicity Manager at B&H Film Distribution, an official representative of Sony Pictures Studio in Ukraine.

I am writing this letter to recommend Kateryna Petrenko as a Marketing Manager for Netflix. I have known Kateryna for the last four years, and we have frequently collaborated on different projects during this time.

Kateryna possesses solid writing, communication, and management skills. She is a bright, dedicated, and passionate worker. Her enthusiasm for her job is apparent in everything she does. Kateryna has a positive attitude that makes her a pleasure to work with. She is also well-organized and keeps track of the details necessary to coordinate projects.

I highly recommend Kateryna for any job she is considering at Sony Pictures Entertainment. I believe she will be a great addition to your company.

If you have any questions about Kateryna, please, feel free to contact me at opetryk@b&h.com.

Sincerely,

Olena Petryk

Publicity Manager, B&H Film Distribution

opetryk@b&h.com

Exemplo de e-mail formal de convite

Dear colleagues,

This is Loraine Johnson, an Event Manager at Scalers. I am happy to invite you to our annual team-building event that will take place on June 1st at Maimi Club Resort. The event starts at 10 am and will last till midnight.

All company members can take +1 to this event. So, please, make sure to RSVP before May 15th. Also, do not forget to take your swimming wear and sunscreen with you.

Regards,

Loraine Johnson

Event Manager, Scalers

ljohnson@scalers.com

Como pode a Promova me ajudar a escrever um e-mail formal?

Promova é a melhor plataforma para aprender a escrever e-mails formais. Oferecemos diversas atividades e opções de aprendizado para você se tornar um especialista na redação de e-mails formais.

Em primeiro lugar, você pode se beneficiar do curso de inglês de negócios no aplicativo. Lá você encontrará dezenas de vocabulário útil para a comunicação empresarial, um breve lembrete sobre como escrever corretamente um e-mail formal, cinco dicas de etiqueta para e-mails e exemplos de e-mails formais. Além disso, você pode trabalhar sua gramática com breves lições de vídeo no aplicativo e aprender como redigir um e-mail formal com vocabulário divertido da série de TV "The Office".

Em segundo lugar, você pode ter aulas com nossos tutores certificados de inglês de nível nativo para aprender como escrever um e-mail formal. Dependendo de seus objetivos a longo prazo, você pode trabalhar com um tutor de redação em inglês ou um tutor de inglês de negócios. Ambos farão o possível para seu sucesso. Garantimos que você aprenderá a escrever e-mails profissionais formais em várias lições.

Conclusão

Escrever um e-mail formal em inglês é desafiador, mas possível. Saber como formatar um e-mail formal e as regras básicas para compô-lo fará com que sua comunicação eletrônica seja muito mais fácil. Por isso, neste artigo, fornecemos tudo o que você precisa saber sobre como escrever um e-mail educado e ocultar sua raiva. Mas só a prática leva à perfeição. Então, anime-se a escrever um e-mail formal de vez em quando e guarde-o em seus rascunhos para acompanhar seu progresso.

Atenciosamente, Promova.