¿Cómo terminar una carta formal en inglés americano? 15 consejos de negocio

¿Qué sentimientos tendrías cuando abres tu correo electrónico y ves una carta formal de un colega de habla inglesa? Muchas personas entrarían en pánico, ya que no todos pueden escribir una respuesta correctamente según todas las reglas y saber cómo finalizar una carta formal en inglés estadounidense. Por supuesto, siempre puedes pedirle a personas que conoces que escriban la respuesta correcta o incluso contratar a un intérprete. Pero, ¿estás dispuesto a pagar a otros por ello? El inglés de negocios es difícil y requiere un esfuerzo significativo para aprender todos los detalles, pero estamos seguros de que todos pueden hacerle frente.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que las cartas de negocios no deben contener una emotividad excesiva, familiaridad o agresión inaceptable. Toda la información necesaria debe ser descrita de manera breve y concisa para que el destinatario pueda entender rápidamente el punto y cumplir con tus expectativas. La pregunta sobre cómo finalizar una carta formal es importante, ya que resume y enfatiza la importancia de lo que se ha escrito. Sin embargo, primero entendamos los principios básicos del estilo de correspondencia empresarial estadounidense.

Siempre recuerda la etiqueta

No importa con quién estés escribiendo de forma formal. Hay reglas estándar que se aplican en cualquier situación. Es fundamental seguirlas, ya que una carta es la primera impresión que una persona tiene en el mundo digitalizado moderno. Por lo tanto, debes tener en cuenta los siguientes puntos:

• indica claramente el asunto que revele la esencia, ya que muchas personas reciben docenas de correos electrónicos diariamente y es esencial captar la atención del destinatario.
• utiliza saludos formales y evita la familiaridad.
• revisa la carta antes de enviarla, ya que los errores ortográficos y las equivocaciones pueden afectar negativamente la impresión que las personas tienen de ti.
• preséntate y describe brevemente el contexto de la pregunta si estás escribiendo a una persona nueva.
• trata de abordar solo un tema en la carta para que tu interlocutor no se confunda.
• sé serio y guarda el humor para la correspondencia con amigos.

Si has recibido una carta de negocios en inglés, no demores tu respuesta y contesta lo más pronto posible. De lo contrario, tu interlocutor podría pensar que no estás interesado en lo que hay en el correo electrónico. Esto se aplica a entrevistas, preguntas laborales e incluso estudios. No quieres parecer grosero, ¿verdad? A menudo, a muchas personas les resulta difícil encontrar las palabras correctas para responder al interlocutor en inglés, pero es mejor evitar este error y escribir una carta de respuesta el mismo día.

No te preocupes si aún no sabes cómo escribir el cierre de una carta formal. Las cartas formales en inglés estadounidense son el reino de los clichés, por lo que no es necesario inventar algo completamente nuevo. Recuerda que debes explicar por qué estás escribiendo al comienzo de la carta y luego describir todo con más detalle. Y eventualmente puedes utilizar uno de los ejemplos comunes de párrafos de cierre de cartas de negocios. Simplemente elige la opción necesaria.

Errores comunes en la comunicación empresarial

La mayoría de las comunicaciones formales se han trasladado en línea con el desarrollo de las redes sociales y los mensajeros, pero la pregunta de cómo terminar una carta formal sigue siendo relevante. Ahora es raro encontrar personas que escriban memorandos a mano o los impriman en una impresora, ya que enviar un correo electrónico es simple y rápido. Por un lado, es mucho más fácil, ya que podemos contactar instantáneamente a cualquier persona en cualquier parte del mundo.

Por otro lado, las personas se acostumbran a la comunicación informal y dejan de prestar atención a la calidad de lo que está escrito. Así que veamos los errores más comunes que los usuarios suelen cometer en la correspondencia empresarial e intentemos evitarlos. Y solo después de eso, veremos cómo cerrar una carta formal.

Usar demasiados signos de exclamación

Por supuesto, en las cartas formales, a menudo planteamos preguntas importantes que requieren una respuesta inmediata. En consecuencia, hay un deseo natural de agregar exclamaciones para que la persona preste más atención a lo que está escrito. Los signos de exclamación no están prohibidos, pero trata de minimizar su número. Si hay demasiados, será difícil para el destinatario leer el correo electrónico y entender lo que necesitas. Además, pueden dejar de prestarles atención como algo importante.

Texto demasiado corto o demasiado largo

Difícilmente alguien te dará una respuesta a la pregunta de cómo debería ser la carta ideal. Los expertos creen que la longitud óptima es de cinco oraciones porque una persona tendrá tiempo para entender la esencia y no recibir demasiados detalles irrelevantes. Minimizar el número de artículos en una oración es un truco interesante para reducir el número de palabras en una carta sin perder su significado.

Errores gramaticales y de ortografía

Cada detalle en la correspondencia empresarial importa, e incluso un pequeño error tipográfico o la letra incorrecta en una palabra puede darte una reputación de persona descuidada e iletrada. Por eso siempre debes revisar todo lo escrito. Consulta un diccionario o a tu profesor de español si necesitas más confianza en la ortografía, y asegúrate de que el texto sea perfecto antes de enviarlo.

Usar jerga y lenguaje coloquial

Muchas personas consideran apropiadas estas frases al comunicarse con colegas, lo cual a veces es cierto. Sin embargo, recuerda que tu carta puede ser reenviada a otras personas que no necesariamente apreciará esta comunicación. Por lo tanto, dejar la jerga y el lenguaje coloquial para la correspondencia informal es la mejor solución.

Ignorar el género y el título de tu interlocutor

Durante la correspondencia empresarial, debes mostrar respeto hacia el destinatario de la carta. Sin embargo, muchos no se molestan y no quieren perder tiempo en aprender más al respecto. A menudo surge confusión con los nombres y apellidos, ya que a veces no está claro si pertenecen a un hombre o a una mujer.

Si quieres pasar por una persona bien educada, tómate la molestia de investigar un poco sobre tu interlocutor potencial de antemano. Por ejemplo, si su nombre es Jessy Johnson, difícilmente podrás adivinar si te dirigirás a un hombre o a una mujer. En la comunicación formal estadounidense, es obligatorio usar "Mr" o "Mrs", así que no ignores esta regla.

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Importancia del cierre en correos electrónicos formales en América

Dejar cartas sin frases de cierre es normal durante una comunicación amigable e informal. Sin embargo, esto es inapropiado en la correspondencia empresarial. Aquí tienes varias opciones estándar de cierre de cartas que serán apropiadas en cualquier situación:

• Yours Sincerely.
• Faithfully Yours.
• Respectfully.
• Thank you for your consideration.
• Best Wishes.

Estas son solo algunas frases clásicas adecuadas para cualquier correo electrónico o nota física. Vale la pena mencionar que el final de una carta formal puede variar según el contenido y tus expectativas de la correspondencia en particular. A continuación, encontrarás opciones más específicas que pueden ser útiles al comunicarte con tus socios comerciales o colegas.

Carta formal: cómo terminar una carta

Sin embargo, el final de la carta puede ser más específico según tu propósito. A continuación, te damos algunos ejemplos.

• “Thank you for your assistance/support/time” si deseas expresar tu gratitud a una persona.
• “Looking forward to your reply/looking forward to hearing from you soon/I would highly appreciate your immediate attention on this point”en casos en los que necesitas resaltar la importancia de recibir comentarios.
• “Please let me know if you need anything else/Don’t hesitate to contact me for further assistance” si deseas ofrecer ayuda o esperar detalles futuros de tu cooperación.
• “Please advise as necessary/Let me know your opinion on this matter” si necesitas obtener las recomendaciones de tu interlocutor sobre el tema discutido.

Estas expresiones encajan perfectamente si buscas cómo terminar una carta formal de solicitud, un currículum vitae, una carta de ventas y muchas otras. En general, la mayoría de las frases mencionadas anteriormente se pueden utilizar en todas las circunstancias, ya que puedes transformarlas según el tema. Recuerda los formatos estándar y modificarlos según el propósito de la carta, y tendrás éxito en esta tarea.

Cierres de carta que deberías evitar

A veces parece que todos los límites se han borrado en el mundo moderno y cualquier frase puede ser apropiada. Sin embargo, esto no se aplica a la correspondencia empresarial. Y aunque hay numerosas formas formales de terminar una carta, todavía hay algunas que no se recomiendan. Aquí tienes algunos ejemplos:

• “God bless you” ya que los hablantes de inglés generalmente no mencionan el aspecto religioso con personas desconocidas.
• “Take care”  suena como una despedida positiva pero hace que la persona piense que algo malo podría pasarle, por lo que es mejor elegir una opción más neutral.
• “Thnx, rgrds” y otras abreviaturas son adecuadas para la comunicación informal. Sin embargo, evítalas en cartas de negocios ya que suenan irrespetuosas: el destinatario podría pensar que no tuviste suficiente tiempo para el correo electrónico.

Hay una cosa más importante que debes tener en cuenta en los correos electrónicos estadounidenses. Hoy en día, casi todos tienen un teléfono inteligente y muchos prefieren llevar a cabo la correspondencia desde su dispositivo. Muchos dispositivos agregan automáticamente notas como “Sent from an iPhone" y es importante eliminarlas. Aunque los productos de Apple son ampliamente utilizados en nuestra época, la exhibición de sus dispositivos es inapropiada en la correspondencia formal. Por eso, la regla de "revisar el correo electrónico antes de enviarlo" debe ser observada por todos.

Conclusión

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