13 phrases utiles pour savoir comment écrire des e‑mails polis et dissimuler votre colère

La communication par courrier électronique est devenue un élément crucial de la routine de travail quotidienne depuis son développement en 1971. Même si, à un moment donné, vous avez pu penser que les e‑mails étaient obsolètes, la pandémie nous a prouvé le contraire. Et d’ici la fin de 2023, on s’attend à ce que le nombre d’utilisateurs de courrier électronique dans le monde dépasse 4,3 milliards. Par conséquent, les compétences pour rédiger un e‑mail formel seront toujours utiles.

Les milléniaux et la génération Z se sont habitués aux messages informels sur les réseaux sociaux avec tous les émojis et GIF, si bien qu’il peut leur sembler très compliqué d’écrire un e‑mail formel adéquat. Cela peut être encore plus difficile si vous êtes en colère contre la personne à qui vous vous adressez mais que vous devez malgré tout communiquer de manière polie. Cependant, vous pouvez toujours acquérir de nouvelles compétences d’écriture en anglais pour régler votre problème de communication formelle par e‑mail.

Cher/chère élève,

Nous avons préparé un article détaillé sur la façon de rédiger un e‑mail formel. Vous y trouverez des conseils généraux pour écrire un e‑mail formel, la structure d’un e‑mail formel standard, des exemples de courriers et des astuces pour dissimuler votre colère et exprimer ce que vous voulez vraiment dire, autrement dit, de manière plus polie.

Nous serions ravis de bientôt constater vos progrès en matière de rédaction d’e‑mails formels.

Comment écrire un e‑mail formel : Comment dire cela de manière professionnelle ?

Il y a une créatrice brillante sur TikTok qui a percé le code du langage d’entreprise. Cela n’existe probablement que dans les pays anglophones où la communication polie au travail est essentielle. Elle s’appelle Laura et elle publie des vidéos sur la façon de survivre dans le monde de l’entreprise. Nos TikToks préférés sur sa page sont ceux qui commencent par "How do you professionally say". En plus de tout ce qu’elle partage, Laura donne d’excellents exemples pour écrire des e‑mails polis et dissimuler votre colère. En voici quelques‑uns que vous pouvez réutiliser dans vos e‑mails formels.

Respectfully, I don't need your input as I'm capable of doing my job. – Thank you for sharing your thoughts. I am confident in my expertise pertaining to this matter. I will be sure to reach out in the future if I require your input. 

How do you have no budget for pay increases, but all the new hires are making more than us? – I understand it is not a priority to reevaluate internal salaries to ensure they align with current market rates. However, I have been informed there is a discrepancy between the salaries being offered to new employees compared to those who have been with the company for a while. I would like to understand if/when an internal salary review will be performed. 

Let's stop wasting time; tell me what I need to do. – Can you share what action items are required for me so I can get started on this?

I have never received training on this. So How do you expect me to do it properly? – I am eager to understand how to correctly complete this task and am requesting training on the tools and processes involved. 

I am not accepting this meeting because it's a waste of my time. I am declining this invitation as I do not feel my participation in this discussion is required. 

I'm not working for free. – Our current work agreement reflects a 40-hour work week. I understand there will be weeks where this number will fluctuate, but those circumstances are exceptions as opposed to the rule. If the expectation is that I work over 40 hours per week, then I would be happy to review my contract and compensation to reflect this change better. 

How many times do I need to tell you this? – I encourage you to write down this information to refer back to in the future instead of relying on me to communicate it again. 

I can't keep doing the job of 4 people, so hire someone. – Do you have a timeline for when we are planning to hire someone to assist with my workload? The number of responsibilities I have absorbed is not sustainable long term, and I would benefit from some additional support. 

While I'm on vacation, don't try to contact me. Pretend I don't exist. – While I am off, I will not be reachable, so please do not expect a response. However, I have __ as a contact point while I am out of the office. 

It's not urgent just because you want it to be. – I understand this is a priority for you, and I will get to it when I am able to, as I am currently working on more pressing items.  

I'm not answering you until you learn how to spell my name correctly. – Please note that my name is Laura, and I would appreciate you spelling it correctly when addressing me. 

I don't care. – I am not passionate about this and will defer to your judgment here.

Comment écrire un e‑mail formel depuis zéro

Rédiger un e‑mail formel peut sembler être une tâche ardue pour laquelle personne ne vous a formé(e). Ce n’est qu’en commençant une carrière dans une entreprise internationale que l’on réalise le nombre d’e‑mails à écrire chaque jour et l’impact qu’un simple e‑mail peut avoir sur la réussite ou l’échec. Pour cette raison, vous devez suivre les conseils ci‑dessous sur la façon d’écrire un e‑mail formel.

Définissez le ton adéquat

On parle beaucoup aujourd’hui du ton de voix des marques sur les réseaux sociaux et dans la communication en général. Le ton de voix peut paraître un détail insignifiant, mais il est crucial pour la façon dont vous vous présentez. Par conséquent, vos e‑mails formels doivent refléter le ton approprié pour que l’on vous perçoive correctement.

Dans des e‑mails formels, il n’y a ni expressions faciales, ni rythme ni intonation. Cependant, vous devez tout de même donner au lecteur une bonne impression de vous et du sujet que vous présentez. Comment procéder ? Choisissez soigneusement vos mots et combinez‑les avec cohérence.

N’utilisez pas de jargon, restez respectueux, poli et sincère ; gardez vos émotions pour vous et mettez l’accent sur l’information. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon de trouver le ton juste dans un e‑mail.

Ne faites pas de blagues

Écrire un e‑mail formel est différent du fait d’envoyer un message à votre ami sur les réseaux sociaux. Alors, s’il vous plaît, laissez l’humour de côté. Certaines personnes pourraient ne pas apprécier votre sens de la répartie ou votre sarcasme. Par conséquent, il n’y a pas de place pour l’humour dans les e‑mails formels.

Utilisez une majuscule initiale

Il est indispensable de mettre une majuscule à la première lettre du premier mot qui suit la formule de salutations dans un e‑mail formel. Utilisez toujours une majuscule initiale pour montrer votre professionnalisme dans vos e‑mails.

Oubliez les points d’exclamation

Pour une raison ou une autre, l’usage des points d’exclamation peut être interprété comme un cri ou une exigence dans un e‑mail. C’est pourquoi il est déconseillé de les utiliser dans un e‑mail formel. Il n’y a qu’un seul endroit où vous pouvez mettre un point d’exclamation dans votre e‑mail formel : pour exprimer une émotion. Et un seul suffit !

Tenez compte des différences culturelles

Comment rendre un e‑mail formel lisible pour tout le monde ? Prenez en compte les différences culturelles. C’est un élément essentiel pour établir la meilleure communication possible. Connaître les spécificités de la culture de votre destinataire est la clé du succès. Donc, ne négligez pas de vous familiariser avec ces différences lors de la rédaction de votre e‑mail formel.

Utilisez des polices standard

Cela devrait aller de soi, mais insistons tout de même : utilisez une police standard pour vos e‑mails formels. Les meilleures options sont Arial, Helvetica, Calibri, Courier et Times New Roman. La couleur de police doit être le noir. Si vous devez mettre quelque chose en avant, utilisez le gras. La taille adéquate est de 10 ou 12 points.

Vérifiez le nom du destinataire

Écrire les noms en anglais peut être un vrai casse‑tête, aussi bien pour les non‑anglophones que pour les anglophones natifs. Par conséquent, vérifiez toujours le nom du destinataire avant d’envoyer votre e‑mail. Ne raccourcissez pas son nom et utilisez la forme qu’il ou elle donne dans sa signature. Rien n’est plus agaçant que de voir son nom mal orthographié dans un e‑mail. Feriez‑vous affaire avec quelqu’un qui vous appelle Alisa alors que vous vous appelez Alina ? Exactement.

Comment mettre en forme un e‑mail formel

Un e‑mail formel suit une structure précise que vous devez respecter. Une fois que vous la maîtrisez et que vous vous y exercez plusieurs fois, vous deviendrez un(e) expert(e) de la rédaction d’e‑mails formels. Ainsi, un e‑mail formel comporte l’objet, les salutations, l’introduction, le corps et la formule de clôture. Examinons toutes ces parties une par une.

Objet

La ligne d’objet d’un e‑mail est aussi importante que le titre d’un livre ou d’un article. La principale différence est que l’objet ne peut pas être trop créatif. Il doit au contraire être clair, concis et précis afin de capter l’attention du lecteur.

L’objet doit décrire votre e‑mail en seulement quelques mots. Autrement, vous risquez qu’il ne soit jamais lu. Vous pouvez cependant recourir à une astuce de marketing par e‑mail pour encourager un parfait inconnu à lire un message très important pour vous. Par exemple, si vous postulez pour le poste de "Marketing Manager" chez Netflix, l’objet de votre e‑mail de candidature pourrait être : "Nouveau Marketing Manager CEE". Cela amènera votre futur employeur potentiel à penser qu’il s’agit d’une recommandation venant d’un recruteur, ou que la personne pour le poste est déjà embauchée et se présente ainsi.

Salutations

Les salutations constituent l’un des éléments les plus importants de votre e‑mail. Elles donnent le ton de votre message. Par exemple, si vous épelez mal le nom du destinataire, vous vous aliénerez sa sympathie. Il pensera que vous manquez d’attention ou de rigueur.

La formule gagnante pour tout e‑mail formel est "Dear". Elle peut être complétée par le prénom de la personne à qui vous écrivez, "recruiter" si vous ne connaissez pas le nom d’un employé, Ms./Mrs./Mr. <Nom de famille>, "colleagues" pour un e‑mail de groupe, etc. Vous pouvez aussi utiliser "To whom it may concern" si vous écrivez à une adresse e‑mail générale sans savoir qui lira votre message. L’appellation Ms./Mrs./Mr. <Nom de famille> peut s’avérer délicate si vous ignorez quels pronoms utilise la personne. Dans ce cas, utilisez plutôt l’une des formules ci‑dessus pour éviter toute erreur de genre.

Selon un sondage de Perkbox Insights, les 5 meilleures formules de salutations pour des e‑mails professionnels sont "Hi", "Good morning/afternoon", "Hello", "Dear", et "Happy Friday !". D’un autre côté, 53 % des personnes interrogées ne voient pas d’un bon œil un e‑mail dépourvu de toute salutation.

Introduction

Lorsque vous rédigez un e‑mail formel, n’oubliez pas de vous présenter si vous n’avez jamais été en contact avec la personne auparavant. Vous pouvez écrire par exemple : "My name is John Smith. I am a PR manager at Megamall". De plus, il peut être utile de vous représenter à quelqu’un que vous avez déjà contacté, pour lui rafraîchir la mémoire. Cela peut mettre votre destinataire de bonne humeur si votre précédente collaboration lui a été profitable.

Un autre aspect crucial d’un e‑mail formel est la phrase d’introduction, que vous utiliserez si vous connaissez déjà la personne à qui vous écrivez. La phrase la plus courante est "I hope you are doing well", qui est devenue un cliché au fil du temps. Par conséquent, nous déconseillons de l’employer. Vous pourriez plutôt écrire : "I hope you are having a wonderful day" ou "Further to our earlier exchange…".

Corps du message

Une fois la politesse établie, vous pouvez enfin en venir au sujet de votre lettre formelle. Alors, comment rédiger un e‑mail formel ?

Respectez la règle "Un sujet par e‑mail". Bien sûr, il est possible que vous ayez plusieurs tâches professionnelles à aborder avec un même collègue. Toutefois, il ne serait pas efficace de tout traiter dans un seul e‑mail.

Nous avons un excellent conseil si vous ne savez pas comment rendre un e‑mail formel plus lisible. Utilisez le Principe de la Pyramide, qui recommande de commencer par l’idée principale dans le premier paragraphe, puis de passer aux détails dans les paragraphes suivants. Cela aide le destinataire à saisir tout de suite le thème de votre e‑mail et à favoriser une communication efficace dès le départ.

Le corps d’un e‑mail formel doit être bref et clair, idéalement pas plus long qu’un écran de laptop. Si vous disposez de nombreuses informations sur un sujet, joignez‑les plutôt à l’e‑mail sous forme de document ou de lien. Ainsi, votre destinataire ne sera pas rebuté par la quantité d’informations à assimiler.

Enfin, assurez‑vous que votre e‑mail soit structuré afin d’en faciliter la lecture. Si besoin, divisez‑le en paragraphes courts et logiques. Vous pouvez aussi ajouter des listes à puces si nécessaire.

Clôture

Comme lors d’une conversation dans la vie réelle ou lors d’un appel vidéo, un e‑mail formel doit se terminer sur une conclusion. Vous devez informer vos lecteurs que vous avez fini de développer votre idée. Mais vous ne pouvez pas simplement dire "thank you, goodbye". Un e‑mail formel doit se conclure avec trois éléments : la formule de politesse, votre nom et votre signature. Voyons cela de plus près.

1. Formule de politesse

La formule de politesse est un mot ou une courte expression qui indique la fin de l’e‑mail. Les meilleurs exemples sont : "Sincerely", "Kind regards", "Respectfully", "Best wishes" et "With best wishes". Elles sont suffisamment formelles et n’ont pas de sous‑entendus comme "Looking forward to hearing from you", qui peut sembler passif‑agressif.

2. Votre nom

Vous devez toujours inclure votre nom complet à la fin de l’e‑mail, même si vous vous êtes déjà présenté(e) au début ou si le destinataire vous connaît. Cela aide chacun à se rappeler avec qui il est en communication pour les prochaines étapes. Ne signez pas avec une forme abrégée de votre nom si vous voulez rester professionnel(le).

3. Signature

Indiquez votre poste actuel, le nom de l’entreprise et vos coordonnées (e‑mail, numéro de téléphone, LinkedIn et/ou site web professionnel), afin que votre correspondant sache comment vous joindre. Vous pouvez créer une signature au design professionnel pour vos e‑mails grâce à un outil dédié. Vérifiez ensuite vos paramètres pour l’ajouter à chacun de vos e‑mails.

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Comment rédiger un e‑mail formel : 5 exemples à utiliser

Même après avoir lu des conseils et appris à mettre en forme un e‑mail formel, vous aurez peut‑être besoin d’exemples de différents types d’e‑mails formels. Ils vous aideront à voir concrètement quoi écrire selon les situations. Nous avons donc préparé cinq exemples d’e‑mails formels que vous pouvez adapter à vos besoins.

Exemple d’e‑mail formel de candidature

Hi Netflix Team,

My name is Andrzej Nowak, and I am a Marketing Specialist from Warsaw. I was genuinely excited to learn that Netflix opened an office in Poland. So, I would like to offer myself as someone who would greatly benefit the company in the position of Marketing Manager CEE at Netflix.

Describe your experience with examples from previous workplaces.

I would be thrilled to get an interview with the Netflix team, learn more about your internal culture and show how my experience can contribute to even more amazing initiatives at Netflix. 

Sincerely,

Andrzej Nowak 

Marketing Specialist

[email protected]

[email protected]

Exemple d’e‑mail formel de démission

Hi Aliah,

I am writing to notify you that I am resigning from my role as a Social Media Lead. My last working day will be May 4th. Thank you for everything I have learned at the company. Working in the team gave me a valuable experience for my future career path. 

I am planning to close all my current tasks for a smoother handover. I would appreciate it if you could discuss my resignation in more detail. 

Best regards,

Clair Watson

Social Media Lead, BBL Software

[email protected]

Exemple d’e‑mail formel de plainte

Dear Pringles,

My name is Jack Dawson. I am contacting you to complain about my experience with your product as a customer on January 23rd. I bought a pack of your chips to enjoy my first day off in a month. But when I opened it there was no food. 

I have been an advocate of your brand for ten years and was oppressed that you let me down and ruined my day. I expected a high-standard product and received nothing. 

I would like to request back the money I spent on the pack of chips and receive financial compensation for moral damages. 

Yours faithfully, 

Jack Dawson

Exemple d’e‑mail formel de recommandation

To whom it may concern,

My name is Olena Petryk, and I am a Publicity Manager at B&H Film Distribution, an official representative of Sony Pictures Studio in Ukraine. 

I am writing this letter to recommend Kateryna Petrenko as a Marketing Manager for Netflix. I have known Kateryna for the last four years, and we have frequently collaborated on different projects during this time. 

Kateryna possesses solid writing, communication, and management skills. She is a bright, dedicated, and passionate worker. Her enthusiasm for her job is apparent in everything she does. Kateryna has a positive attitude that makes her a pleasure to work with. She is also well-organized and keeps track of the details necessary to coordinate projects. 

I highly recommend Kateryna for any job she is considering at Sony Pictures Entertainment. I believe she will be a great addition to your company. 

If you have any questions about Kateryna, please, feel free to contact me at opetryk@b&h.com. 

Sincerely,

Olena Petryk

Publicity Manager, B&H Film Distribution

opetryk@b&h.com

Exemple d’e‑mail formel d’invitation

Dear colleagues,

This is Loraine Johnson, an Event Manager at Scalers. I am happy to invite you to our annual team-building event that will take place on June 1st at Maimi Club Resort. The event starts at 10 am and will last till midnight.

All company members can take +1 to this event. So, please, make sure to RSVP before May 15th. Also, do not forget to take your swimming wear and sunscreen with you. 

Regards,

Loraine Johnson 

Event Manager, Scalers

[email protected]

Comment Promova peut m’aider à écrire un e‑mail formel ?

Promova est la meilleure plateforme pour apprendre à rédiger des e‑mails formels. Nous proposons diverses activités et options d’apprentissage afin de faire de vous un(e) expert(e) en rédaction de courriers formels.

Premièrement, vous pouvez bénéficier d’un cours d’anglais des affaires dans l’application. Vous y trouverez des dizaines de mots de vocabulaire utiles pour la communication professionnelle, un bref rappel sur la bonne façon de rédiger un e‑mail formel, cinq conseils d’étiquette pour la rédaction d’e‑mails et des exemples de courriers formels. En outre, vous pouvez travailler votre grammaire grâce à de courtes leçons vidéo dans l’application et découvrir comment rédiger un e‑mail formel en utilisant le vocabulaire amusant de la série "The Office".

Deuxièmement, vous pouvez prendre des cours avec nos professeurs d’anglais certifiés de niveau natif pour apprendre à rédiger un e‑mail formel. Selon vos objectifs à long terme, vous pouvez travailler avec un tuteur spécialisé dans l’écriture en anglais ou un tuteur spécialisé en anglais des affaires. Tous deux feront de leur mieux pour assurer votre réussite. Nous vous garantissons que vous saurez rédiger des e‑mails professionnels formels en quelques leçons.

Conclusion

Rédiger un e‑mail formel en anglais est un défi, mais c’est faisable. Savoir comment formater un e‑mail formel et connaître les règles de base pour le composer rendra votre communication par courrier électronique beaucoup plus simple. C’est pourquoi, dans cet article, nous vous avons donné toutes les clés pour écrire un e‑mail poli et dissimuler votre colère. Toutefois, seule la pratique vous permettra de progresser. Alors, n’hésitez pas à écrire un e‑mail formel de temps à autre et à l’enregistrer dans vos brouillons pour suivre vos progrès.

Cordialement, Promova.